La empresa Refriservice Norte (actualmente Grupo Refri), especializada en climatización y mantenimiento preventivo, enfrentaba un problema común entre los equipos técnicos: el exceso de papeleo, la falta de trazabilidad en los informes y una gestión manual que consumía demasiado tiempo operativo por falta de gestión de equipos técnicos.
Con la incorporación de Persat, lograron digitalizar sus órdenes de trabajo, automatizar la generación de informes técnicos y simplificar la organización de sus tareas diarias. El resultado fue un aumento notable en la eficiencia operativa y una mejora visible en la gestión de equipos en campo.
El desafío: exceso de papeleo y procesos administrativos lentos
Antes de implementar Persat, el equipo técnico de Grupo Refri debía completar manualmente cada orden de trabajo en papel. Luego, otra persona se encargaba de recopilar esa información, cargar las fotos y elaborar el informe técnico.
Este proceso duplicaba tareas, consumía horas de trabajo administrativo y hacía muy difícil reorganizar los servicios planificados. Si un cliente pedía reprogramar una visita, era necesario “tirar la hoja y volver a empezar”.
Además, mantener el registro histórico de los equipos y sus mantenimientos requería revisar carpetas físicas y planillas dispersas, dificultando la trazabilidad. La falta de digitalización no solo afectaba la productividad laboral, sino también la capacidad de medir el desempeño del equipo técnico.
“Teníamos muchísimas carpetas y planillas. Todo era manual, y cada cambio nos hacía perder tiempo valioso”, comentaron desde el área de operaciones.
La solución: digitalización total de la gestión de equipos técnicos
La implementación de Persat IA permitió a Grupo Refri unificar en una sola plataforma toda la información operativa. A través del módulo de Gestión de actividades, lograron automatizar las órdenes de trabajo, reorganizar tareas con un clic y mejorar la comunicación entre técnicos y coordinadores.
Principales mejoras logradas
- Unificación de documentos: la orden de trabajo se integró con el informe técnico digital, eliminando el doble registro y reduciendo el tiempo de carga.
- Gestión de equipos en campo: cada técnico puede registrar y consultar el estado de los equipos desde la app, con trazabilidad completa.
- Reorganización ágil de tareas: los trabajos pueden moverse en el calendario con un simple gesto, sin generar nuevas órdenes físicas.
- Informes técnicos personalizados: ahora cada tipo de servicio tiene un formato adaptado a sus necesidades.
La integración del Tablero de control de proyectos también permitió monitorear indicadores clave como cantidad de servicios completados, tiempos de respuesta y desempeño individual.
Todo esto se tradujo en una mejor comunicación y colaboración en equipos, alineada con la cultura de trabajo digital y la gestión moderna de tareas en campo.
Resultados: más organización, menos carga administrativa 📈
Gracias a la implementación de Persat, Grupo Refri logró una transformación operativa completa, con resultados concretos:
- Ahorro de hasta 40% en tiempo administrativo, al eliminar la duplicación de tareas manuales.
- Organización simplificada, con calendarios digitales y notificaciones automáticas.
- Historial digital completo, accesible en cualquier momento desde el sistema.
- Mejor imagen profesional frente al cliente, gracias a informes digitales con estructura clara y diseño moderno.
El impacto fue inmediato: el equipo técnico ahora trabaja con mayor autonomía y la coordinación de tareas se realiza en minutos. El salto hacia la transformación digital no solo mejoró la productividad, sino que fortaleció la cultura organizacional y el liderazgo operativo dentro de la empresa.
Principal ventaja que tuvo Grupo Refri con Persat
En este video, el equipo de Grupo Refri muestra cómo la digitalización de sus procesos les permitió reducir tiempos, eliminar el papeleo y obtener informes técnicos automáticos.
“La ventaja que tenemos primero que nada, es que podemos generar las órdenes de trabajo a medida dependiendo del tipo de trabajo, antes era algo más estándar.
También nos facilita mucho los informes técnicos, antes una vez que nosotros bajábamos la orden de trabajo en papel, otra persona se encargaba de realizar el informe técnico cargando fotos y demás. Hoy en día está todo unificado lo que hace que sea más simple para directamente en la misma orden de trabajo generar el informe de visita de cliente.
Eso nos acortó un montón el tema de los tiempos administrativos, esa es una gran ventaja que tiene”.
Rodrigo Rosas – Socio gerente en Grupo Refri.
Preguntas frecuentes
¿Qué aspectos son clave en la gestión de equipos?
La comunicación, la planificación clara y el seguimiento de tareas son pilares fundamentales. Una gestión efectiva permite alinear objetivos y optimizar recursos humanos y técnicos.
¿Cómo mejorar la productividad de un equipo de trabajo?
Digitalizando procesos, eliminando tareas repetitivas y midiendo resultados mediante indicadores de desempeño accesibles desde plataformas como Persat.
¿Qué herramientas digitales ayudan en la gestión de equipos?
Los sistemas de eficiencia operativa y transformación digital que centralizan información, automatizan reportes y mejoran la comunicación en campo.
¿Por qué es importante medir el rendimiento de la gestión de equipos?
Porque permite detectar cuellos de botella, establecer objetivos realistas y motivar la mejora continua dentro del equipo técnico.
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