En el sector de la salud, la eficiencia operativa y la trazabilidad son esenciales. Rehue S.A., empresa dedicada a la comercialización de productos médicos, enfrentaba un gran desafío: gestionar su servicio técnico de manera manual, con información dispersa y sin control centralizado.
Gracias a la implementación de Persat, logró digitalizar sus órdenes de trabajo, mejorar el control de sus operaciones y transformar por completo la gestión de su equipo técnico en solo una semana.
El desafío: control manual y falta de visibilidad operativa
Antes de adoptar Persat, Rehue S.A. realizaba la gestión de sus servicios técnicos de forma manual. Cada técnico debía completar un talonario en papel con los detalles de cada visita (incidente, repuestos, diagnóstico y firma del cliente) y luego cargar estos datos en una planilla de Excel.
Este proceso generaba múltiples problemas:
- Gestión manual y descentralizada: el trabajo se hacía fuera de cualquier sistema, lo que provocaba desorden y errores de registro.
- Falta de trazabilidad: no había un control claro sobre cuántas órdenes de trabajo estaban en curso o completadas.
- Pérdida de eficiencia: los tiempos de carga y control se extendían demasiado, afectando la productividad del equipo.
- Dificultad para medir el desempeño: sin datos centralizados, era casi imposible analizar la eficiencia de los técnicos o el tiempo real dedicado en cada hospital.
La necesidad era clara: centralizar, controlar y digitalizar toda la gestión de órdenes para optimizar el servicio y disponer de información precisa en tiempo real.
La solución: digitalización total con Persat
La transformación llegó con la implementación de Persat, una plataforma diseñada para digitalizar procesos operativos y optimizar la gestión de equipos técnicos en campo.
Digitalización inmediata del proceso
Persat reemplazó los talonarios físicos y las planillas de Excel por un sistema digital centralizado. Ahora, cada técnico completa sus órdenes de trabajo digitales directamente desde la app móvil, incluyendo:
- Diagnóstico del problema
- Repuestos utilizados
- Observaciones técnicas
- Firma del cliente en pantalla
Toda esta información se sincroniza automáticamente con la base central, mejorando la eficiencia en campo y eliminando errores por transcripción.
Implementación ágil y acompañamiento constante
Aunque el plan inicial contemplaba un despliegue de 15 días, el proceso se completó en solo una semana, demostrando la facilidad de uso y el acompañamiento del equipo de Persat durante la implementación.
Control total desde el primer día
Desde la primera semana, Rehue generó más de 200 órdenes de trabajo digitales, obteniendo un control integral sobre:
- Cantidad de técnicos activos en campo
- Tiempos de servicio en cada hospital
- Estado de las órdenes (pendientes, en curso o finalizadas)
- Registro histórico de trabajos y repuestos utilizados
Gracias a funcionalidades como seguimiento en tiempo real y digitalización de documentos, la empresa ganó visibilidad completa sobre sus operaciones diarias.
Resultados: más control, menos errores y mayor productividad
La digitalización impulsada por Persat permitió a Rehue lograr resultados medibles desde el inicio:
- Implementación acelerada: el sistema se puso en marcha en solo 7 días.
- 200 órdenes de trabajo digitales generadas en la primera semana.
- Aumento inmediato de productividad: los técnicos redujeron el tiempo de carga de datos en un 40%.
- Control total del flujo de trabajo: la empresa ahora monitorea cada servicio con precisión y en tiempo real.
Estas mejoras no solo agilizaron los procesos internos, sino que también mejoraron la trazabilidad de las tareas y el servicio al cliente final.
Además, herramientas como la gestión de actividades y los reportes automáticos ayudaron a optimizar la planificación operativa y facilitar la toma de decisiones basada en datos, un factor clave en el sector médico.
Rehue y la digitalización del servicio técnico: Palabras oficiales
Este caso demuestra que la transformación digital no tiene por qué ser compleja. Con las herramientas adecuadas, una empresa puede pasar del papel a la gestión digital en cuestión de días, optimizando recursos y mejorando la eficiencia general.
“Lo pude implementar más rápido de lo que pensaba, Nosotros teníamos programado un tiempo de implementación de 15 días, si no recuerdo mal.. lo terminé implementando creo en una semana. Luego de la implementación, a la primer semana ya teníamos aproximadamente doscientas órdenes de trabajo generadas.
Creo que es cuestión de tener voluntad, ganas… yo tenía muchas ganas de que esto saliera rápido, realmente lo necesitábamos rápido”.
– Micaela Martielli – Responsable de Compras y Contrataciones
Preguntas frecuentes
¿Qué información debe incluir una orden de trabajo?
Debe contener los datos del cliente, descripción del servicio, diagnóstico, repuestos utilizados, observaciones, firma de conformidad y hora de inicio y fin del trabajo.
¿Por qué es importante gestionar las órdenes de trabajo digitalmente?
Porque permite centralizar la información, reducir errores, mejorar el control operativo y aumentar la eficiencia de los equipos técnicos.
¿Qué ventajas ofrece un software de órdenes de trabajo?
Agiliza la planificación, automatiza reportes, brinda trazabilidad en tiempo real y optimiza el uso de recursos humanos y materiales.
¿Cómo se pueden automatizar las órdenes de trabajo?
Mediante plataformas como Persat, que permiten crear, asignar y cerrar órdenes desde una aplicación móvil, con sincronización automática y notificaciones instantáneas.
Rehue: De la planilla al control total con Persat IA
El caso de Rehue S.A. demuestra que la digitalización de las órdenes de trabajo no solo mejora la productividad, sino que también transforma la gestión operativa.
Con Persat IA, la empresa obtuvo control total de su operación técnica, visibilidad en tiempo real y una implementación tan rápida que en una semana ya estaba completamente operativa.
Si tu negocio todavía depende de planillas o procesos manuales, este es el momento de dar el paso hacia la eficiencia digital.
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